V naší společnosti evidujeme faktury přijaté v Caflou a vytěžujeme jejich obsah umělou inteligencí. Nicméně i tak je AI omylná a je potřeba ji kontrolovat. AI neumí přidělovat vytěžené faktury do projektů a přiřazovat jim objednávky. To děláme ručně. Zde je postup….
Vytěžení faktury
Fakturu nebo účtenku je potřeba mít v PDF elektronicky. Pokud máme doklad pouze fyzicky, je potřeba jej nejprve naskenovat.
Otevřeme si faktury:
Stiskneme vytěžit AI
Poznámka: pokud nám nejde faktura vytěžit, je potřeba aktualizovat stránku prohlížeče, která byla dlouho otevřená. To provedeme ikonou aktualizovat v prohlížeči nebo klávesou F5
V podrobném hledání si zaškrtneme koncept, tím si zobrazíme všechny vytěžené faktury AI, které po vytěžení nebyli zkontrolovány. AI dělá spoustu chyb, proto je zde potřeba naprostá důslednost při kontrole.
Poznámka: Ve filtru můžeme vybrat jen dodavatele (viz žlutý zvírazňovač), případně neuhrazené faktury atd.
Přiřazení faktury do projektu a kontrola
Najdeme si vytěženou fakturu podle filtru a klikneme na její název (Číslo dokladu). Vytěžené a nezkontrolované faktury najdeme označené podtrženou červenou šipkou vzhůru.
Vpravo nahoře dejte Upravit.
Pokud je na fakturu vystavena objednávka, platí hlavně u plateb za práci a za provize, je nutné doklad spárovat s Objednávkou Vydanou. Pokud se jedná o nákup zboží nebo účtenku, přeskočte tento krok.
Nyní je potřeba zkontrolovat zvýrazněné údaje, hlavně cena bez DPH, cena celkem s DPH, položky, Variabilní symbol, číslo faktury, formu úhrady, splatnost. Nutné je doplnit přiřazení dokladu do správného projektu. Bez tohoto nelze pokračovat a je to považováno za chybu. Pokud nemůžete najít správné číslo projektu a projekt existuje, potom zodpovědný proacovník, který projekt zakládal nepřidal do subdodavatelů projektu firmu od které je faktura. Toto je možné upravit nyní editací projektu (otevřte si novou kartu prohlížeče). Více informací naleznete v nápovědě zadávání projektu.
